To był idealny moment na taką wizytę…

Bezpośrednie spotkanie z dostawcą, czym jest i jak wygląda? Poznajcie historię Reginy, właścicielki sklepu internetowego, która dzieli się swoim doświadczeniem.

Skąd się wziął pomysł na bezpośrednie spotkanie z dostawcą i jaki był jego cel?

Uważam, że relacje są ważną częścią zarówno biznesu, jak i życia codziennego. Myśl o osobistym spotkaniu z moim dostawcą towarzyszyła mi od paru miesięcy, ale wraz z nią pojawiały się w mojej głowie obawy i ograniczenia. Rozmowa, jaką odbyłam z mentorem, który wspiera mnie w rozwoju biznesu, upewniła mnie w tym, że jest to jednak słuszny krok, a wszystkie obawy, jakie towarzyszyły mi dotychczas, nie mają realnych podstaw. Ponieważ od dostawcy dzieliło mnie blisko 600  kilometrów, nie od razu podjęłam jednoznaczną decyzję o terminie wyjazdu. Impulsem do zorganizowania spotkania okazała się podróż do miejsca, które było mniej więcej w połowie drogi. Postanowiłam wykorzystać tę okazję i poznać mojego dostawcę z drugiego końca kraju.

Czy przed spotkaniem miałaś z nim bezpośredni kontakt?

Mieliśmy wyłącznie kontakt telefoniczny. Był on dobry i pozytywny, ale zależało mi na wzajemnym poznaniu i zacieśnieniu relacji. Nie miałam żadnych motywacji handlowych polegających na negocjowaniu upustów czy rabatów. Chciałam się zaprezentować jako partner handlowy i zbudować trwalszą relację osobistą. Początkowo wydawało mi się, że jestem zbyt małym kontrahentem, żeby moja wizyta została odebrana poważnie. Jednak z pomocą mentora udało mi się przełamać tę obawę i zobaczyłam, że sama ograniczałam się tym przekonaniem.

Czy możesz powiedzieć, jak zorganizowałaś spotkanie?

Organizacja rozciągnęła się w czasie, ponieważ pierwsza myśl o bezpośrednim spotkaniu pojawiła się w marcu, a do spotkania doszło w lipcu. Z mojej strony polegała ona na kontakcie telefonicznym w celu ustalenia terminu.

Możesz opisać, jak wyglądało spotkanie?

Moje wrażenia ze spotkania są bardzo pozytywne. Od chwili przyjazdu byłam traktowana jak partner. Kiedy dojechałam do siedziby, czekała już na mnie przedstawicielka handlowa i zarazem opiekunka moich zamówień. Zostałam przez nią zaproszona do sali konferencyjnej, gdzie pod okiem Dyrektorki handlowej zaprezentowała mi aktualną ofertę. Byłam pozytywnie zaskoczona tym, że przygotowano indywidualną prezentację oferty na potrzeby mojego sklepu. Po prezentacji była okazja do przedyskutowania wątpliwości i pytań. Z moją opiekunką handlową omówiłam bieżące problemy oraz plany na przyszłość. Później przedstawicielka zabrała mnie do sklepu detalicznego, żebym mogła zobaczyć ekspozycje towaru. Zainspirowałam się tym, co zobaczyłam. To był idealny moment na taką wizytę ponieważ jestem w trakcie organizacji własnego punktu sprzedaży. Ze spotkania wyjechałam z kilkoma konkretnymi pomysłami. Pomimo tego że nie jestem dużą firmą, zostałam potraktowana poważnie i z szacunkiem jako partner handlowy. W spotkanych osobach dostrzegłam ludzi, a nie przedstawicieli dużej firmy. Uświadomiłam sobie, że po drugiej stronie zawsze jest człowiek, który ma swoje emocje. Po części formalnej nastąpiła ta mniej formalna, w której udało nam się zbudować otwartą relację. Po wizycie wysłałam e-mail z podziękowaniem za spotkanie.

Czy spotkanie spełniło Twoje oczekiwania?

Tak. Dla mnie najistotniejsze było zacieśnienie relacji z opiekunem moich zamówień, i to udało mi się osiągnąć. Jednocześnie poznałam Dyrektor Handlową, i dzięki temu mam kontakt do drugiej osoby, do której mogę kierować swoje zapytania. Do tej pory miałam kontakt wyłącznie z opiekunką czuwającą nad przebiegiem moich zamówień. Teraz mam otwartą drogę do swobodnego kontaktu w kwestii naszej współpracy. Wróciłam zainspirowana, z kilkoma pomysłami na mój sklep.

W skali od 1 do 10, jak bardzo jesteś zadowolona z przebiegu spotkania?

Oceniam swoje zadowolenie na 9. Pomimo nastawienia, które wypracowałam, zabrakło mi odrobiny pewności siebie.

Z czego jesteś zadowolona i dumna?

Przede wszystkim z tego, że zdecydowałam się na bezpośrednie spotkanie. Mam pomysły i inspiracje, oraz dobry kontakt.  Po spotkaniu czuję, że jestem partnerem. Jestem rozpoznawana.

Co zrobiłaś dobrze, a co zorganizowałabyś inaczej?

Miałam dobre nastawienie do spotkania. W dobry sposób zakomunikowałam cel przyjazdu. Wyraźnie powiedziałam po co przyjeżdżam i zostało to odebrane jako oczywiste. Pojechałam na spotkanie bez celu handlowego. Chciałam się po prostu poznać i zobaczyć. Następnym razem z pewnością zwrócę większą uwagę na sen. Wyśpię się i spokojnie przygotuję do spotkania, a co najważniejsze, nie będę się nakręcać niepokojącymi myślami.

Czy dostrzegasz korzyści z bezpośredniego spotkania z dostawcą?

Dostrzegam korzyści przekładające się na relacje z partnerem handlowym i korzyści osobiste. Te osobiste przekładają się na funkcjonowanie firmy. Zyskałam większą pewność siebie, a ta rzutuje na współpracę z kolejnymi kontrahentami oraz doświadczenie w tym, żeby śmiało prezentować swoją firmę. Po spotkaniu wzrosła również moja energia do działania. Wróciłam z inspiracjami i większym apetytem na robienie kolejnych rzeczy. Aktualnie mój kontakt z dostawcą jest mniej formalny i bardziej otwarty. Korzystam z jego wsparcia, rad i doświadczenia. Udało mi się zbudować relację partnerską, na której bardzo mi zależało. Przy okazji zobaczyłam siedzibę firmy i zainspirowałam się wyglądem oraz organizacją sklepu detalicznego. Podzielę się ważną dla mnie myślą. Uważam, że praca powinna być przyjemnością, a jest to możliwe wtedy, kiedy zbuduje się dobrą, otwartą komunikację zarówno wewnątrz własnej firmy, jak i w kontaktach z otoczeniem.

Dziękuję za rozmowę i życzę powodzenia w realizacji planów.