Pozbieraliśmy się mimo problemów…
Paul, prezes spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która od dwóch lat zajmuje się na rynku doradztwem biznesowym, opowiada o problemach w księgowości, jakie ujrzały światło dzienne po odejściu wspólnika.
Czy możesz mi opowiedzieć o tym, co Cię spotkało?
Jestem prezesem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Nasz dotychczasowy skład firmy nie sprawdzał się i rozstaliśmy się z jednym wspólnikiem. Odejście odbyło się w dobrej atmosferze, a na jego miejscu pojawiła się nowa osoba. Przy okazji odejścia wspólnika wyszły na światło dzienne nieprawidłowości związane z bilansem księgowym i niezgodnym z prawem rozliczeniem VAT-u, które dla nas wszystkich były ogromnym zaskoczeniem.
Wcześniej nie miałeś wiedzy o problemach związanych z księgowością spółki?
Nie. Zorientowałem się dopiero po odejściu wspólnika i zmianie biura rachunkowego, które nas obsługuje.
Nasz były wspólnik, z wykształcenia prawnik, z uwagi na swoje umiejętności zajmował się sprawami prawno-księgowymi w spółce. Do jego obowiązków należało między innymi sporządzanie i sprawdzanie umów, kontakty z księgową i kontrola prac związanych z finansami spółki. Do rozliczania naszej firmy zaangażował swoją księgową, z którą współpracował już od kilku lat.
Po odejściu wspólnika wyszło na jaw, że ta osoba była niekompetentna, przynajmniej jeśli chodzi o obsługę spółki z o.o., w której prowadzi się pełną księgowość. Nie mieliśmy pojęcia, że księgowa nie złożyła deklaracji wymaganej przy rejestracji naszej firmy jako płatnik VAT, chociaż uiściliśmy opłatę rejestracyjną. Nie będąc prawnie płatnikiem VAT, księgowa rozliczała naszą działalność jako płatnik VAT i tym samym nieświadomie popełniliśmy przestępstwo podatkowe. Wiedząc, że zapłaciliśmy za rejestrację VAT i widząc rozliczenia VAT przygotowywane przez księgową, nie podejrzewaliśmy uchybień. To tylko jeden przykład, bo była księgowa popełniła więcej błędów prowadząc rozrachunki naszej firmy.
Księgowa nie dopilnowała niezbędnych formalności, a wspólnik nie kontrolował efektów jej pracy. On zaufał jej, a my zaufaliśmy jemu. Efekt jest taki, że po tej współpracy pozostało wiele uchybień.
Dziś była księgowa i były wspólnik przerzucają się odpowiedzialnością. A my zamiast pracować, koncentrujemy się na sprzątaniu bałaganu. Porządkujemy dokumenty i wędrujemy po urzędach. Wiemy, że będziemy obciążeni sporą karą pieniężną. Już to odczuwamy, bo pieniądze za ostatni projekt są „zamrożone” – będą przeznaczone na spłatę tych obciążeń. Tymczasem nie mamy zapasów, bo jesteśmy dość młodą spółką. Istniejemy na rynku od dwóch lat.
Czy mieliście podpisaną umowę z księgową, która zabezpiecza Was, jako spółkę na wypadek powstania błędów?
Tego też zabrakło. Nasz były wspólnik zawierał w imieniu spółki wszystkie umowy. Był skrupulatny i drobiazgowy. Sprawdzał każdy szczegół, ale nie zadbał o podstawową rzecz, jaką jest umowa z księgową określająca odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości w spółce. Do głowy mi nie przyszło, że tak skrupulatna osoba nie dopilnuje tak oczywistej sprawy.
Jak zareagowaliście na tę sytuację?
Zmieniliśmy biuro księgowe na takie, które znam i z którym współpracowałem przez lata jako freelancer. Po zmianie księgowej zaczęliśmy sprzątać bałagan.
Czego nauczyło Cię to doświadczenie?
Bycie prezesem spółki traktowałem jako zajmowanie stanowiska pro forma. Byłem pracownikiem merytorycznym, miałem wiele obowiązków związanych z rozwojem firmy i zdobywaniem klientów. Czasami sobie nawet żartowaliśmy z tego. Dla młodej spółki stanowisko prezesa to nie przywilej. Ktoś po prostu musi widnieć w zarządzie. Kogoś trzeba mianować na prezesa. Z perspektywy doświadczeń wiem, że stanowisko prezesa oraz wiceprezesa spółki to duża odpowiedzialność, przede wszystkim prawno-finansowa. Działanie naszej spółki było oparte na zaufaniu. Nasz wspólnik był skrupulatnym, dokładnym człowiekiem. Nie spodziewałem się, że nie dopilnuje podstawowych spraw. Uśpiłem swoją czujność. Może w przyszłości powinienem kierować się zasadą: zaufaj i sprawdź?
Jaką radę dałbyś innym, którzy znajdą się w podobnej sytuacji?
Sam zostałem z dylematem, czy ufać wspólnikom, czy sprawdzać każdego? Współpraca w naszej spółce była oparta na zaufaniu, które tworzyło pozytywną atmosferę pracy, i taka atmosfera jest dla nas bardzo ważna.
Jako prezes chcę jednak bardziej kontrolować sprawy księgowe, z których jestem rozliczany w świetle prawa. Nie mam specjalistycznej wiedzy, ale już widzę, że moje bezpośrednie relacje z nową, kompetentną księgową, pomagają mi sprawniej poruszać się w tym obszarze.
Pomimo wielu trudnych doświadczeń, słyszę w Twoim głosie siłę i energię do działania.
Miałem momenty, w których obwiniałem się za tę całą sytuację. Czasem też od innych osób słyszałem, że to moja wina. Ale w końcu wyciągnąłem wnioski i przestałem się nad tym rozwodzić. Energii do działania dodaje nam nowy wspólnik, który bardzo się zaangażował w pracę. Pozbieraliśmy się mimo problemów i idziemy do przodu.
Dziękuję za rozmowę i trzymam kciuki za pomyślne zakończenie.